10.4.3
Základní zásady při uplatňování cestovních náhrad
Ing. Karel Janoušek
Základním ustanovením zákoníku práce, ze kterého vychází také úprava poskytování cestovních náhrad, je ustanovení § 2 odst. 2 ZP, podle kterého se závislá práce vykonává na náklady zaměstnavatele. Pokud při výkonu práce nebo v přímé souvislosti s ním vzniknou zaměstnanci výdaje, je zaměstnavatel povinen mu je nahradit, a to podle pravidel uvedených v části sedmé zákoníku práce.
Pro praktické uplatnění cestovních náhrad je nutno dodržovat některé důležité zásady. Tak jako z každé obecně platné zásady, i z dále uvedených zásad existují výjimky.
NahoruZákladní zásady
Zásadou, kterou je možno uplatnit při rozhodování o tom, zda příslušné osobě lze cestovní náhrady vyplatit, je zásada nezbytnosti související odměny za práci. Zjednodušeně řečeno, pracovní cesta je cesta za účelem výkonu práce a výkon práce je tedy nezbytnou součástí pracovní cesty. Pokud není odměna za práci, nejde o výkon práce, a nelze tedy ani vyplatit cestovní náhrady.
Cestovní náhrady se podle zákoníku práce poskytují zaměstnancům, tj. osobám v pracovněprávním vztahu k zaměstnavateli. Výjimkou z této zásady jsou např. cestovní náhrady poskytované při výkonu činnosti v obecném zájmu podle § 184 zákona č. 561/2004 Sb., nebo osobám, která za zaměstnance pro své účely považuje podle § 6 odst. 2 ZDP apod.
Praktickou zásadou, kterou je nutno uplatnit při výpočtu výše nároku zaměstnance na stravné, je zásada – každá pracovní cesta a každý kalendářní den pracovní cesty se posuzuje vždy samostatně. Z této zásady jsou dvě důležité výjimky. První se týká stravného při dvoudenních tuzemských pracovních cestách a druhá zahraničního stravného u zahraničních pracovních cest uskutečněných v jednom kalendářním dni. Každá z těchto výjimek je jiná a podrobně je komentována v kapitolách o stravném, resp. zahraničním stravném.
Z hlediska praktického uplatnění cestovních náhrad je nejdůležitější zásadou zásada prokazatelnosti, bez jejíchž dodržení by nebylo ani možné správné čerpání rozpočtových prostředků a daňové uplatnění cestovních náhrad.
NahoruProkazatelnost
Nezbytnost prokazatelnosti cestovních náhrad je zřejmá nejen z části sedmé zákoníku práce, ale také z účetních předpisů, pravidel čerpání rozpočtových prostředků a daňových zásad. Jak vyplývá z ustanovení zákoníku práce, ve kterých jsou uvedeny jednotlivé druhy cestovních náhrad, jde, s výjimkou stravného a kapesného, o náhrady prokázaných výdajů, přičemž tyto výdaje musí při vyúčtování prokázat zaměstnanec. V zásadě tak veškeré výdaje, které zaměstnanec na zaměstnavateli uplatňuje k proplacení, musí být prokázány doklady. Při následné kontrole vnějšími orgány pak bude příslušné skutečnosti a poskytnuté náhrady prokazovat zaměstnavatel. Z nezbytnosti doložit konkrétní částku dokladem jsou výjimky v případech:
-
výdajů, které zaměstnanec sice neprokázal dokladem, ale zaměstnavatel v souladu s ustanovením § 164 ZP a § 185 ZP uznal, že je zaměstnanec při pracovní cestě vynaložil a zaměstnanci náhradu za ně poskytl,
-
náhrady jízdních výdajů místní hromadnou dopravou poskytnuté zaměstnanci v případech uvedených v § 159 odst. 2 ZP,
-
částek cestovních náhrad, které vyplácí zaměstnavatel zaměstnanci podle § 182 ZP formou paušálních náhrad,
-
náhrady výdajů za spotřebované PHM poskytnuté zaměstnanci podle § 158 ZP ve výši stanovené s použitím ceny PHM uvedené ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období,
-
náhrady ve výši ceny jízdného za určený hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy při použití jiného dopravního prostředku v souladu s ustanovením § 157 odst. 2 ZP.
Dokladem je v těchto případech také např. rozhodnutí zaměstnavatele (odpovědné osoby) o proplacení náhrad uvedené např. na…
