8.13
Paušalizace náhrad cestovních výdajů
Ing. Karel Janoušek
Účelem paušalizace cestovních náhrad je zjednodušení vyúčtování cestovních náhrad u zaměstnanců, kteří jsou pravidelně vysíláni na pracovní cesty za převážně přibližně stejných podmínek (do stejných míst výkonu práce, na stejně dlouhou dobu, stejným dopravním prostředkem apod.).
Veškeré výše uvedené cestovní náhrady může zaměstnavatel zaměstnanci poskytovat formou paušálu (§ 182 ZP). Paušální částku lze sjednat anebo ji zaměstnavatel může vnitřním předpisem, příp. individuálním písemným určením stanovit, a to jako měsíční anebo denní náhradu.
Formou paušálu se stanoví výše všech druhů cestovních náhrad anebo jednotlivých druhů cestovních náhrad, nikoliv však pouze jejich dílčích částí. Zaměstnavatel tak nemůže stanovit např. nějaký koeficient, kterým budou násobeny kilometry ujeté soukromým vozidlem na pracovní cestě. Může však stanovit paušálem náhradu jízdních výdajů za použití vozidla zaměstnavatele, tzn. základní náhradu a náhradu za spotřebované PHM jako celek.
Z uvedeného ustanovení zákoníku práce je zřejmé, že při určení výše paušálu se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců anebo konkrétnímu zaměstnanci, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů.
Paušalizovat obecně znamená stanovit něco průměrem, přičemž průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot, tzn. hodnot, které:
-
jsou zjištěny za dostatečně dlouhou dobu,
-
se týkají příslušné osoby nebo skupiny osob,
-
časově, prostorově a věcně souvisejí,
-
jsou zjištěny za stejných podmínek,
-
jsou očištěny od podmínek extrémní hodnoty.
Jinak nebude vypočtený průměr spolehlivý a použitelný.
Sjednání anebo určení konkrétní paušální částky musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, o které druhy náhrad přitom jde (paušalizovat není nutno všechny druhy náhrad), zda jde o denní anebo měsíční paušál a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům prováděno (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.). Současně musí být stanoven způsob krácení paušálu za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci (při nepřítomnosti zaměstnance v práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod.).
Výši paušálu tak zaměstnavatel stanoví podle průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích období, tj. např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců, z průměrných náhrad za ubytování poskytovaných v předchozím období těmto zaměstnancům, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše jízdních výdajů apod., příp. také z očekávaných průměrných výdajů.
Způsob stanovení výše paušálních částek jednotlivých druhů náhrad musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci i kontrolnímu orgánu.
Vzhledem k měnícím se podmínkám by měl zaměstnavatel alespoň jednou za rok (zdaňovací období) stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby odpovídaly nové situaci. Tzn. že tak musí učinit, dojde-li např. ke změně místa výkonu práce, stanoveného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění…
