Oblečení v nákladech firmy

Oblečení v nákladech firmy

RNDr. Ivan Brychta

V tomto textu se budeme blíže zabývat otázkou daňové uznatelnosti nákladů spojených s pořízením a údržbou pracovního oblečení, a to jak u zaměstnanců, tak u podnikatelů (osob samostatně výdělečně činných).

 Nahoru1. Právní úprava

 Nahoru2. Oblečení poskytované zaměstnancům

Zákoník práce stanovuje v § 104 ZP povinnost zaměstnavatele poskytnout pracovní oděv a obuv zaměstnancům pracujícím v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění, anebo plní ochrannou funkci. Z ustanovení zákona o daních z příjmů pak vyplývá, že hodnota tohoto oblečení je daňově uznatelným nákladem. V některých případech však lze jako daňově uznatelný náklad přijmout i hodnotu oblečení nad rámec zákoníku práce, zejména v případech, kdy oblečení plní úlohu reklamy a propagace.

Oblečení jako ochranný prostředek

Pokud je oblečení zaměstnancům poskytováno jako osobní ochranný pracovní prostředek, budou náklady na pořízení a údržbu u zaměstnavatele daňově uznatelnými, pokud:

• bude oblečení použito k pracovní činnosti v prostředí, v němž oděv nebo obuv podléhá při práci mimořádnému opotřebení nebo znečištění,

• ve vnitřní směrnici nebo v kolektivní smlouvě je stanoven rozsah poskytovaného oblečení, případně pravidla jeho používání,

• je doložen nákup oblečení (fakturou nebo jiným dokladem), případně je doloženo jeho pořízení ve vlastní režii,

• je doloženo jeho předání zaměstnanci,

• jsou zaúčtovány do správného účetního období.

Protože povinnost poskytnout toto oblečení vyplývá ze znění zákoníku práce, jde o náklad daňově uznatelný podle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP.

V řadě případů nebude pochyb o tom, že oděv v daném prostředí podléhá mimořádnému opotřebení nebo znečištění, například u většiny dělnických profesí, jindy mohou nastat pochybnosti. Je potřeba posoudit konkrétní situaci, jinak tomu bude u prodavačů v řeznictví a jinak v prodejně knih. V duchu předchozího příkladu je nutné prokázat i přiměřenost v počtu poskytnutých pracovních oděvů dle konkrétních podmínek a druhu vykonávané práce. Toto by mělo být taktéž součástí vnitřní směrnice.

Zákaz finančního plnění

Zákoník práce neumožňuje zaměstnavateli nahrazovat povinné poskytování pracovních oděvů a obuvi plnících funkci ochranných pracovních prostředků finančním plněním. Pokud tak zaměstnavatel přesto činí, příslušné finanční plnění není plněním podle zákoníku práce a daňová uznatelnost tohoto nákladu bude sporná.

Stejnokroje

Poskytnutí stejnokrojů (jednotného pracovní oblečení) plní zejména reklamní, propagační nebo organizační účely. Toto oblečení není podle § 6 odst. 7 písm. b) ZDP předmětem daně u zaměstnance. Bude-li u zaměstnavatele zároveň plnit i funkci ochranného pracovního oděvu, pak nebude s daňovou uznatelností souvisejících nákladů problém (viz předchozí). Bude-li sloužit jen pro účely reklamní či propagační, pak bude zpravidla také daňovým nákladem zaměstnavatele, a to podle obecného ustanovení § 24 odst. 1 ZDP (coby náklad na reklamu a propagaci). Zaměstnavatel by měl při poskytování stejnokrojů postupovat obdobným způsobem, jak je výše uvedeno u pracovního oblečení plnícího funkci ochranných prostředků.

K poskytování stejnokrojů (jednotného pracovního oblečení) doplňujeme názor správce daně publikovaný v pokynu GFŘ D-59. Podle něho je předpokladem, že:

• zaměstnavatel ve vnitřním předpise nebo smluvní strany v kolektivní smlouvě stanoví povinnost zaměstnanců používat pracovní oblečení pouze při výkonu zaměstnání a vymezí charakter a podobu jednotného pracovního oblečení a všech jeho součástí,

• zaměstnavatel musí zajistit, aby jednotné pracovní oblečení, a to i ve firemních barvách, bylo trvale a viditelně označeno identifikačními znaky zaměstnavatele, čímž se rozumí např. obchodní jméno či ochranná známka, přičemž další součásti jednotného pracovního oblečení, které nelze opatřit viditelným či trvalým označením, by měly být poskytovány v přiměřené hodnotě a množství.

Doplňme, že názor správce daně v pokynu GFŘ D-59 (vydaném s "účinností od 1. 1. 2023") je trochu jiný než v předchozím pokynu GFŘ D-22 z roku 2015, a to v případě jednotného pracovního oblečení ve firemních barvách. Zatímco dřívější pokyn považoval firemní barvy za identifikační znaky zaměstnavatele, ten aktuální hovoří o tom, že i jednotné pracovní oblečení provedené ve firemních barvách by mělo mít viditelné označení obchodním jménem či ochrannou známkou!

Naštěstí jde jen o právně nezávazný názor správce daně. A jelikož i zmíněné pokyny GFŘ připouštějí, že jednotné pracovní oblečení plní nejen reklamní a propagační účely, ale může plnit i organizační účely, domníváme se, že právě u jednotného pracovního oblečení plnícího organizační účely (tj. např. odlišení prodavačů v obchodu nebo obsluhy v restauraci od zákazníků) vyhoví podmínkám i bez trvalého označení obchodním jménem či ochranou známkou.

Paušální příspěvek

V některých případech lze poskytnutí určitého plnění zaměstnancům nahradit paušálním příspěvkem. Tento příspěvek je finančním plněním, proto ho nelze použít tam, kde zákoník práce náhradu finančním plněním nedovoluje. Nelze jím tedy nahradit poskytnutí oděvu jako osobního ochranného pracovního prostředku, ale lze poskytnout paušální příspěvek na praní a údržbu tohoto oděvu.

V každém případě by mělo být poskytnutí paušálního příspěvku:

• upraveno v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpise,

• jeho výše prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů,

• také bychom měli dbát na zaúčtování do správného účetního období (např. příspěvek na první polovinu roku 202X+1, který je vyplacen v prosinci 202X, by měl být v účetnictví roku 202X časově rozlišen).

Žádný zákon sice nevylučuje nahrazení jednotného pracovního oděvu (na rozdíl od oblečení používaného jako ochranný prostředek) paušálním příspěvkem, ale reálné využití je asi těžko možné.

Jiné případy poskytnutí oblečení

Zákon o daních z příjmů v § 6 odst. 7 písm. b) ZDP hovoří obecně o pracovním oblečení určeném zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání a nevymezuje žádné znaky jednotného pracovního oblečení. Ty definuje pokyn GFŘ, který není obecně závazný, nelze proto vyloučit, že uhájíme jako daňově uznatelné i jiné případy poskytnutí pracovního oblečení zaměstnancům než případy výše uvedené. Je však potřeba počítat s obtížemi při daňové kontrole a nejistým výsledkem.

Oblečení jako reklamní předmět

Pro úplnost je třeba zmínit se ještě o možnosti, že určitá část oblečení (zpravidla tričko nebo čepice) bude rozdávána jako reklamní předmět. Hodnota tohoto oblečení bude daňově uznatelným nákladem, a to i v případě poskytnutí zaměstnancům, pokud:

• hodnota jednoho kusu nepřesahuje 500 Kč (u plátců DPH bez této daně) a

• každý kus je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou toho, kdo je rozdává, nebo názvem propagovaného zboží nebo služby.