10.4.5
Náhrady při tuzemské pracovní cestě
Ing. Karel Janoušek
Podle § 151 a § 152 ZP (zákoníku práce) je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady, tj. náhrady výdajů, které mu vznikly:
- při cestě k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce,
- při cestě mimo pravidelné pracoviště,
- při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- při přeložení,
- při dočasném přidělení,
- při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- při výkonu práce v zahraničí.
V souladu se zákoníkem práce jsou dále cesty uvedené v písm. a) až c) označeny za pracovní cesty.
Náhrady, které zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší, jsou uvedeny v § 156 ZP (viz Druhy cestovních náhrad). Pro účely cestovních náhrad a jejich daňového uplatnění je přitom velmi důležité, aby byly dodrženy zásady uvedené v textu Základní zásady při uplatňování cestovních náhrad. Pro výpočet výše náhrad pak platí zejména zásada, podle které se každá pracovní cesta a každý kalendářní den trvání pracovní cesty posuzuje (zejména pro účely stravného), až na dále uvedenou výjimku, samostatně. Údaje týkající se několika pracovních cest vykonaných i v jednom kalendářním dni se nesčítají, ani nijak vzájemně neovlivňují zákonnou výši cestovních náhrad.
NahoruDruhy náhrad
Zaměstnanci vyslanému na tuzemskou pracovní cestu přísluší při respektování výše uvedených zásad a dále uvedených pravidel náhrada:
-
jízdních výdajů,
-
jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
-
výdajů za ubytování,
-
zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
-
nutných vedlejších výdajů.
Kromě těchto náhrad může podnikatelský subjekt svému zaměstnanci poskytnout také jiné náhrady. Za cestovní náhrady se však podle § 156 odst. 3 ZP považují pouze náhrady poskytnuté v souladu s § 152 ZP.
NahoruNáhrada jízdních výdajů
Dopravní prostředky
Dopravní prostředek, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít, určuje zaměstnavatel svým rozhodnutím nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Takovéto rozhodnutí může uvést např. na tiskopisu cestovního příkazu, na žádance o použití služebního vozidla, v knize jízd, ve vnitřním předpisu nebo v jiném svém rozhodnutí. Jako dopravní prostředek může zaměstnavatel nařídit použití jakéhokoliv dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (MHD, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužby, jiného dopravního prostředku, služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky apod. Zaměstnavatel není ve svém rozhodování o způsobu dopravy omezen žádným obecně platným předpisem. I při stanovení způsobu dopravy by však měl zaměstnavatel vzít v úvahu oprávněné zájmy zaměstnance, tzn. povolit, např. v nočních hodinách, kdy se zaměstnanec nemůže dopravit veřejnou hromadnou dopravou na nejbližší vlakové nádraží (bylo-li nařízeno zaměstnanci použití vlaku), použití taxislužby.
Určený dopravní prostředek
Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci v prokázané výši za dopravní prostředek, který k použití při pracovní cestě zaměstnavatel prokazatelně před pracovní cestou stanovil. Při vyúčtování jízdních výdajů je zaměstnanec povinen doložit příslušný doklad (s výjimkou dále uvedených případů u MHD a vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl) ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku, nikoliv jiného dopravního prostředku. Pokud zaměstnanec výši jízdních výdajů neprokáže, může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 ZP.
Veřejná hromadná doprava
Při určení, jaký dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy má zaměstnanec na pracovní cestě použít, může zaměstnavatel stanovit (ve vnitřním předpisu či před pracovní cestou) další podmínky, jako např. zda může být použita I. vozová třída, kdo povoluje použití letadla apod.). Dokladem pro stanovení výše náhrady jízdních výdajů jsou zaměstnancem doložené jízdenky (letenka, lodní lístek) z veřejné hromadné dopravy, kterou v souladu s rozhodnutím zaměstnavatele použil, anebo jiný doklad o úhradě jízdného.
V případě použití společné jízdenky jde o prokázané jízdní výdaje související s pracovními cestami spolucestujících zaměstnanců. Protože je vydán jeden jízdní doklad týkající se více osob, který hradí jedna osoba, je nejvhodnější, když příslušnou celkovou uhrazenou částku zahrne do vyúčtování ten zaměstnanec, který ji uhradil, a uvede, kterých zaměstnanců se uvedené jízdní výdaje týkají. Ostatní spolucestující zaměstnanci jízdní výdaje nemohou vykázat, protože nemohou doložit originální doklad o jimi uhrazeném jízdním výdaji a také proto, že tuto společnou jízdenku neplatili. Pokud by vyúčtovával každý spolucestující poměrnou část jízdného sám, pak by zaměstnanec, který uhradil jízdní výdaje i za ostatní spolucestující zaměstnance, uplatnil ve vyúčtování jen náhradu jízdních výdajů v poměrné části celkové částky jízdného uvedené na jízdence a ostatní spolucestující zaměstnanci, kteří nemají doklad o jízdních výdajích (ani ho, jak je uvedeno, mít nemohou), by uplatnili jako jízdní výdaj stejnou poměrnou částku jako uvedený zaměstnanec, který jízdní výdaje hradil. Zaměstnavatel by pak, takovou náhradu jízdních výdajů bez zaměstnancem doloženého dokladu o úhradě poskytnout v souladu s § 185 ZP mohl.
Při použití taxislužby prokáže zaměstnavatel jízdní výdaje dokladem taxislužby.
Místní hromadná doprava
Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, neprokazuje zaměstnanec skutečné jízdní výdaje jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů místní hromadnou dopravou proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Tato výjimka ze zásady prokazatelnosti je uvedena v § 159 odst. 2 ZP.
V případě použití místní hromadné dopravy na pracovní cestě do jiné obce anebo v jiné obci, než ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, musí zaměstnanec výši jízdních výdajů prokázat dokladem (jízdenkou), pokud zaměstnavatel nevyužije ustanovení § 185 ZP.
Ve smyslu § 159 odst. 1 ZP (věta za středníkem) přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů MHD vedle náhrady podle § 157 odst. 1 až 3 ZP.
Příklad
Administrativní pracovnice má sjednáno jako místo výkonu práce sídlo firmy. Každý den jezdí MHD na poštu. Má právo na náhradu jízdních výdajů, když nepředložila jízdenky?
Protože podle § 159 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci při pracovní cestě v obci, v níž má sjednáno místo výkonu práce, náhrada jízdních výdajů MHD bez toho, že by jejich výši jakkoliv prokazoval, musí zaměstnavatel v daném případě uvedené pracovnici náhradu jízdních výdajů MHD poskytnout, aniž by musela předložit jízdenky z MHD.
Zjištěnou celkovou výši náhrad jízdních výdajů za určité období může zaměstnavatel pracovnici vyplatit třeba souhrnně za toto období (týden, měsíc apod.), tj. za všechny pracovní cesty uskutečněné v tomto období, a to najednou, jedním výdajovým pokladním dokladem.
Uvedený případ pravidelných pracovních cest stejným dopravním prostředkem do stejných míst (nemusí jít jen o cesty na poštu), tj. za stejných nebo podobných podmínek, je klasickým příkladem, kdy je výhodné rozhodnout podle § 182 ZP o paušalizaci cestovních náhrad a snížit tak výrazně administrativu spojenou s těmito náhradami.
Příklad
Zaměstnanec má v pracovní smlouvě sjednáno jako místo výkonu práce město Brno. Má v rámci cestovních náhrad nárok na náhradu jízdních výdajů MHD i bez prokázání jízdenkou?
V uvedeném případě záleží zejména na tom, zda má zaměstnanec v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště a jak, nebo zda ho sjednáno nemá.
Pokud pravidelné pracoviště v tomto případě sjednáno nemá, je jím pro účely cestovních náhrad podle § 34a ZP Brno a žádné cestovní náhrady podle části sedmé zákoníku práce, tedy ani náhrada jízdních výdajů MHD, mu při cestách po Brně nepřísluší, a to ani v případě, že by je prokázal jízdenkou. Nejde totiž o cesty mimo místo výkonu práce ani o cesty mimo pravidelné pracoviště (pravidelným pracovištěm je Brno).
Jestliže má zaměstnanec v pracovní smlouvě sjednáno jako místo výkonu práce Brno a pravidelné pracoviště má sjednáno někde v Brně (konkrétní místo, část Brna apod.) pak každá cesta mimo takové místo pravidelného pracoviště je pracovní cestou, při které mu cestovní náhrady, a tedy i náhrada jízdních výdajů MHD, přísluší, a to v prokázané výši. Použít ustanovení § 159 odst. 2 ZP v tomto případě nelze, protože sjednaným místem výkonu práce je obec (Brno), nikoliv některé místo v této obci. Také v tomto případě by však zaměstnavatel mohl postupovat podle § 185 ZP a náhradu jízdních výdajů MHD zaměstnanci poskytnout bez prokázání jejich výše jízdenkou.
Příklad
V Ostravě se v MHD nepoužívají papírové jízdenky a jízdné se platí buď prostřednictvím SMS z mobilu, regionální kartou ODIS, jakoukoliv platební kartou anebo tzv. kreditní kartou. Lze zaměstnanci proplatit jízdní výdaje MHD v Ostravě, když zakoupil kreditní kartu, když ji použil pouze pro jednu nebo dvě jízdy?
Ano, lze, ale tato kreditní jízdenka je přenosná a zaměstnanec by ji měl, pokud plně nevyužil zakoupený kredit, po návratu předat zaměstnavateli k úschově, aby ji mohl při pracovní cestě v Ostravě použít jiný zaměstnanec. Tomuto jinému zaměstnanci pak při použití předmětné kreditní jízdenky žádné jízdní výdaje MHD nevzniknou a nebudou mu tedy ani proplaceny. Podle ustanovení § 159 odst. 2 ZP totiž zaměstnanci nepřísluší náhrada jízdních výdajů, pokud mu zaměstnavatel zajistí použití MHD způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá. To je naprosto logické, neboť v takovém případě zaměstnanci žádné jízdní výdaje ani nevznikly. Jde tedy také o případ, kdy zaměstnavatel poskytl zaměstnanci k použití uvedenou kreditní jízdenku.
Daňový doklad ke kreditní jízdence lze stáhnout na www.dpo.cz/eshop po zadání IDK kreditní jízdenky a CVC kódu uvedeného na její zadní straně.
Příklad
Lze akceptovat, když si zaměstnanec při pracovní cestě do Prahy pořídí 24hodinovou jízdenku MHD?
Jestliže zaměstnanec v souvislosti s činností, kterou má na pracovní cestě v určeném místě (např. v Praze) vykonat, musí použít MHD pouze např. při cestě z nádraží do příslušného místa a zpět, pak takovou jízdenku zaměstnanci proplatit nelze. Bude-li však v souvislosti s určenou pracovní činností muset použít MHD vícekrát, bude jistě proplacení uvedené celodenní jízdenky i pro zaměstnavatele ekonomicky výhodnější.
Příklad
Zaměstnanec má v podmínkách konání pracovní cesty uvedeno, že začátek cesty je Hradec Králové a jako dopravní prostředek má použít vlak. Dále je na tiskopisu cestovní příkaz uvedeno, že zaměstnanec bere na vědomí, že mu přísluší náhrada jízdních výdajů pouze ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Nikdo mi nikdy nedával k proplacení jízdenky MHD po Hradci Králové, protože zaměstnanci mají většinou soukromé celoroční síťové jízdenky, některé zavezou příbuzní na nádraží svým autem. Tudíž jízdenky MHD po Hradci Králové neproplácím. Je to tak v pořádku?
Není to správně a nemůže to změnit ani podpis zaměstnance, že bere na vědomí, že mu přísluší náhrada jízdních výdajů pouze ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Důvod nesprávnosti je ten, že zaměstnanci nezačíná pracovní cesta na nádraží v Hradci Králové, ale začíná a končí zpravidla v bydlišti nebo na pracovišti. A tak i za cestu na nádraží mu přísluší cestovní náhrady, tj. i náhrada jízdních výdajů MHD. Vyplývá to zcela jednoznačně z § 159 odst. 1 ZP, ve kterém je za středníkem uvedeno, že náhrada MHD zaměstnanci přísluší i vedle náhrady podle § 157 odst. 1 ZP.
Jestliže zaměstnanec jízdenky či jiný doklad o úhradě MHD předloží, pak mu jízdní výdaje MHD proplatit musíte, i když příp. podepsal, že souhlasí s neposkytnutím jízdních výdajů MHD. Zaměstnanec totiž nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu cestovní náhrady (viz § 346c ZP).
Pokud ale zaměstnanec nepředloží jízdenky (doklad o úhradě) z MHD, pak mu jízdní výdaje MHD proplatit nemusíte, protože náhrada jízdních výdajů MHD v uvedeném případě přísluší v prokázané výši, což zaměstnanec neučinil. Na pracovní cestu mimo obec se § 159 odst. 2 ZP nevztahuje.
Jiný než určený dopravní prostředek
Pokud zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek, než mu byl zaměstnavatelem k použití na pracovní cestě prvotně určen, přísluší zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, a to i v případě, že zaměstnanec předloží doklad o ceně jízdného dopravním prostředkem, který skutečně použil.
Příklad
Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na cestu z Ostravy do Prahy určen autobus. Po obdržení cestovního příkazu, kde byl určený dopravní prostředek (autobus) uveden, požádal zaměstnanec zaměstnavatele, zda by mohl na uvedenou cestu použít vlak Pendolino. Zaměstnavatel zaměstnanci vyhověl a s použitím vlaku souhlasil. Může být zaměstnanci proplacena jízdenka vlakem, kterou při vyúčtování předložil?
I když zaměstnanec předložil k vyúčtování jízdenky vlakem Pendolino, nemohou mu být proplaceny, protože zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek autobus. Náhradu jízdních výdajů poskytne zaměstnavatel zaměstnanci ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem (autobusem). Tuto cenu zjistí zaměstnavatel prostřednictvím internetu, telefonickým dotazem u dopravce apod.
Obdobně se bude postupovat v případě, kdy zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek např. vlak a poté souhlasil s použitím soukromého osobního automobilu zaměstnance. Zaměstnanci v tomto případě nepřísluší náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty, ale ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem (tj. vlaku) a jízdného místní hromadnou dopravou, kterou by při cestě vlakem použil.
Pokud však zaměstnavatel s použitím soukromého vozidla zaměstnanci souhlas nedá, nemůže ho zaměstnanec použít. Pokud by tak přesto učinil, porušil by pracovněprávní příkaz zaměstnavatele a nepříslušela by mu ani žádná náhrada jízdních výdajů.
Příklad
Zaměstnanci bylo jako místo nástupu na pracovní cestu určeno bydliště a jako dopravní prostředek určen vlak. Před pracovní cestou povolil zaměstnavatel zaměstnanci, aby místo vlaku použil své soukromé vozidlo. Jaká náhrada jízdních výdajů zaměstnanci přísluší?
Podle § 157 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci při uvedeném povoleném použití soukromého vozidla místo určeného vlaku náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného vlakem a podle § 159 odst. 1 ZP také ceny jízdného MHD. Důvodem je to, že místem nástupu na pracovní cestu je v tomto případě bydliště, a zaměstnanec by tedy MHD, pokud by cestoval vlakem, při cestě z bydliště na nádraží také použil. To se týká i ceny jízdného MHD v obci, kde má určenou práci vykonat, tj. z nádraží v této obci do místa, kam byl vyslán vykonat práci. Obdobně tomu je při cestě zpět.
Takže v uvedeném případě se k ceně jízdného vlakem připočte cena jízdného MHD v obci, kde zaměstnanec bydlí, i cena jízdného MHD v obci, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, a to za cestu tam i zpět, i když zaměstnanec MHD ve skutečnosti nepoužil.
NahoruSilniční motorová vozidla
Silniční motorové vozidlo zaměstnavatele
Pokud použije zaměstnanec jako dopravní prostředek vozidlo zaměstnavatele, vozidlo v nájmu zaměstnavatele, příp. vozidlo zaměstnavatelem vypůjčené, ať již s řidičem anebo referentsky řízené, nevzniká zaměstnanci nárok na náhradu jízdních výdajů za použití tohoto vozidla. Pokud zakoupí v hotovosti do vozidla pohonné hmoty, zaměstnavatel mu příslušnou částku výdajů uhradí, nejde však o úhradu cestovních náhrad, ale o spotřebu pohonných hmot vozidlem (účet 501). Jestli si zaměstnavatel pro účely rozborové činnosti přiřadí tuto částku k nákladům na pracovní cesty, je jeho vnitřní záležitostí.
Vozidlo neposkytnuté zaměstnanci zaměstnavatelem
Zaměstnavatel může zaměstnance požádat, aby jako dopravní prostředek použil na pracovní cestě silniční motorové vozidlo, které mu na pracovní cestu neposkytl.
Vozidlem, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl, může být:
-
soukromé vozidlo zaměstnance (vozidlo, které je výlučným vlastnictvím zaměstnance, anebo vozidlem ve společném jmění manželů),
-
vozidlo v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance,
-
vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu (vozidlo, které si pořizuje formou finančního leasingu, anebo vozidlo, které má pronajato např. z půjčovny vozidel),
-
vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno,
-
vozidlo, které zaměstnanec používá na základě smlouvy o výprose.
Takové vozidlo je dále pro zjednodušení označeno jako soukromé vozidlo.
Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnance požádá o použití uvedeného vozidla a zaměstnanec ho na pracovní cestě použije, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Nemůže tedy nastat případ, kdy zaměstnanec použije na pracovní cestu soukromé vozidlo a po ukončení pracovní cesty požádá o proplacení náhrady jízdních výdajů za jeho použití.
Náhradu jízdních výdajů soukromým vozidlem v uvedené výši nelze zaměstnanci poskytnout ani v případě, kdy je jako dopravní prostředek určen např. autobus a zaměstnavatel dá poté zaměstnanci souhlas s použitím soukromého vozidla. Jde skutečně pouze o případy, kdy zaměstnavatel zaměstnance před pracovní cestou požádá, aby na pracovní cestě použil např. své vlastní vozidlo.
NahoruZákladní náhrada
Základní náhrada (ZN) se stanoví jako součin sazby základní náhrady (SZN) a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě:
ZN = SZN x km
Výše sazby základní náhrady uvedená v § 157 odst. 4 ZP, je pro příslušný kalendářní rok stanovena prováděcí vyhláškou MPSV. Pro rok 2024 byla stanovena vyhláškou č. 398/2023 Sb., ve výši
-
1,50 Kč pro jednostopá vozidla a tříkolky,
-
5,60 Kč pro osobní silniční motorová vozidla.
Při použití přívěsu se uvedená sazba zvýší nejméně o 15 %. Nemusí přitom jít o přívěs zaměstnance, může to být přívěs zaměstnavatele nebo jakékoliv jiné osoby.
U nákladních automobilů a autobusů se sazba základní náhrady zvyšuje na dvojnásobek sazby za osobní automobil.
Tyto sazby jsou pro zaměstnance zaměstnavatelů v podnikatelské sféře stanoveny jako minimální. V příspěvkové sféře jsou uvedené sazby závazné.
Náhrada výdajů za spotřebované PHM
Náhrada výdajů za spotřebované PHM (NPHM) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla (S) zpravidla stanovené v l/100 km, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě (km) a ceny PHM (C) zpravidla zjištěné v Kč/l
NPHM = (S x km x C) : 100
Spotřeba pohonné hmoty vozidla v l/100 km se zjistí výhradně z technického průkazu vozidla nebo od 1. 1. 2024 z nově vydávaného osvědčení o registraci vozidla. Jde o údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie.
Od roku 2024 se již technické průkazy k vozidlům nevydávají, protože všechny zákonnými předpisy potřebné údaje o vozidle jsou zapisovány do registru silničních vozidel (viz vyhláška č. 343/2014 Sb., o registraci vozidel, ve znění pozdějších předpisů). Registr silničních vozidel nahrazuje funkci listinné podoby Osvědčení o registraci silničního vozidla (technického průkazu). Základní údaje o vozidle jsou uvedeny také v novém osvědčení o registraci vozidla (viz příloha č. 12 k vyhlášce).
Je-li v technickém průkazu vozidla v kolonce spotřeba paliva uvedena např. norma EHK OSN č. 101, 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/427, EU 2016/646, EU 2017/1151, EU 2017/1347, EU 2018/1832, je tam uvedený třetí údaj o spotřebě tzv. kombinovaná (smíšená) spotřeba, který se pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použije.
Tyto normy mohou být v technickém průkazu uvedeny také v podobě bez zkratky ES nebo EU, příp. mohou mít i označení EC apod., anebo za těmito normami mohou být v některých případech uvedena písmena, např. EU 136/2014 W, ES 2017/1347 AG, 2018/1832 DG apod.
Jestliže v technickém průkazu údaj o kombinované spotřebě není, vypočítá se spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla.
V novějších technických průkazech vydávaných do konce roku 2023 a v osvědčení o registraci vozidla vydávaných od 1. 1. 2024 je již uváděn pouze jeden údaj o spotřebě, který se k uvedenému účelu použije.
Není-li v technickém průkazu vozidla anebo v osvědčení o registraci vozidla, který zaměstnanec na pracovní cestě na žádost zaměstnavatele použil, uveden žádný údaj o spotřebě PHM, je situace pro zaměstnance (nikoliv pro zaměstnavatele) velmi složitá, protože v tom případě musí zaměstnanec podle § 158 odst. 4 ZP předložit zaměstnavateli technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla shodného typu se shodným obsahem válců, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden. Tento postup je v praxi velmi těžko realizovatelný, protože najít vozidlo shodného typu a přesvědčit vlastníka takovéhoto vozidla k zapůjčení technického průkazu vozidla je prakticky nemožné. Pokud tedy zaměstnanec v uvedeném případě technický průkaz vozidla shodného typu se stejným objemem válců zaměstnavateli nepředloží, nemůže mu zaměstnavatel žádnou náhradu PHM vypočíst a tedy ani vyplatit.
Použití údaje o spotřebě vozidla z jiného dokladu než technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla je, vzhledem k dikci ustanovení § 157 odst. 4 ZP, nepřípustné. Nelze tedy použít informace z technické dokumentace k vozidlu ani případné potvrzení výrobce či akreditovaného dovozce o spotřebě PHM.
Cenu PHM (tj. cenu v Kč za litr) prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení jakéhokoliv množství (i minimálního) pohonné hmoty, jejíž druh je uveden v technickém průkazu vozidla. Zaměstnanec prokazuje cenu za litr pohonné hmoty. Neprokazuje, jaké množství PHM (kolik litrů) spotřeboval, ani celkovou výši částky, kterou za nákup pohonných hmot při pracovní cestě vynaložil. Z uvedeného dokladu musí být patrná souvislost s pracovní cestou. To znamená, že nemusí být bezprostředně z doby konání pracovní cesty, ale i z doby před pracovní cestou či po ní. Vhodnou tolerancí je např. doba od nařízení pracovní cesty po její ukončení, nebo 2 dny před začátkem až 2 dny po ukončení pracovní cesty. Toleranci, o které rozhodne zaměstnavatel, je vhodné uvést např. do vnitřní směrnice o cestovních náhradách. Jestliže zaměstnanec doloží více dokladů o nákupu PHM, stanoví se cena PHM aritmetickým průměrem doložených cen.
Pokud zaměstnanec cenu PHM dokladem neprokáže, použije se pro výpočet výše náhrady PHM cena uvedená ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období. Pro období od 1. 1. 2024 byly ceny PHM pro uvedené účely stanoveny vyhláškou MPSV č. 398/2023 Sb. takto:
Zaměstnanec se nemůže se zaměstnavatelem dohodnout, že použije soukromé vozidlo za cenu jízdného veřejnou hromadnou dopravou, jak tomu bylo do konce roku 2006. Lze však postupovat tak, jak je uvedeno výše, tzn., že zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek např. autobus a před pracovní cestou prokazatelně vyhoví žádosti zaměstnance o použití soukromého vozidla. Pak zaměstnanci sice nelze poskytnout základní náhradu ani náhradu za spotřebované PHM, ale přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně jízdenky určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (v uvedeném případě autobusu).
Příklad
Zaměstnanec použil vlastní automobil plug-in hybrid, který používá kombinaci benzinového motoru a elektromotoru. V technickém průkazu (osvědčení o registraci vozidla) je uvedena spotřeba benzinu BA 3,2 l/100 km a elektřiny 12 kWh/100 km. Zaměstnanec ujel na pracovní cestě celkem 425 km, z toho podle palubního počítače vozidla 385 km při použití elektromotoru a 40 km při použití spalovacího motoru. Cenu elektřiny dokladem z nabíjecí stanice ani cenu benzinu z čerpací stanice nedoložil. Jak se vypočte náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty?
Ke stanovení výše náhrady PHM se použije průměrná cena paliva z platné vyhlášky MPSV, tj. cena BA 95 činí 38,20 Kč/l a cena elektřiny 7,70 Kč/kWh:
Náhrada HM elektřina = 12 : 100 x 7,70 x 385 = 355,74 Kč,
Náhrada PHM benzin = 3,2 : 100 x 38,20 x 40 = 48,89Kč,
Náhrada PHM celkem = 355,74 + 48,89 = 404,63 Kč.
Příklad
Zaměstnanec ujel na pracovní cestě svým Mild hybridním vozidlem celkem 425 km. Nedoložil cenu paliva. V technickém průkazu vozidla je uvedena spotřeba benzinu 3,3 l/100 km, spotřeba elektřiny uvedena není. Jak se vypočte náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty?
V technických průkazech Mild a Full hybridů není zpravidla spotřeba elektřiny uvedena, protože u těchto vozidel je akumulátor elektromotoru nabíjen automaticky při jízdě a vozidlo tak žádnou elektřinu z vnějšího zdroje nespotřebovává.
Ke stanovení výše náhrady PHM se použije průměrná cena paliva z platné vyhlášky MPSV, tj. cena BA 95 činí 38,20 Kč/l:
Náhrada PHM = 3,3 : 100 x 38,20 x 425 = 535,75 Kč.
NahoruŠkoda na vozidle zaměstnance
Vzhledem k tomu, že souhlasem k použití vozidla jiného než vozidla zaměstnavatele se zaměstnavatel stává provozovatelem tohoto vozidla podle zákona č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě, a dalších předpisů, lze doporučit, aby zaměstnavatel dal souhlas s použitím takovéhoto vozidla pouze v případě, že:
-
vozidlo má platnou technickou prohlídku (vč. měření emisí škodlivin),
-
za vozidlo je sjednáno pojištění odpovědnosti z provozu vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb. (zákonné pojištění),
protože bez splnění uvedeného nesmí být vozidlo provozováno na pozemních komunikacích.
Kromě toho by zaměstnavatel, s ohledem na ustanovení § 103 odst. 1 písm. a) ZP, § 103 odst. 2 ZP, § 106 odst. 4 písm. a) ZP a § 106 odst. 4 písm. b) ZP, neměl povolit použití vozidla zaměstnanci, který:
-
nemá platný řidičský průkaz,
-
se nezúčastnil proškolení a přezkoušení z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích podle § 103 odst. 2 ZP,
-
není zdravotně způsobilý k řízení vozidla.
Podle ustanovení § 265 ZP zaměstnavatel odpovídá za škodu na vozidle, které s jeho souhlasem zaměstnanec na pracovní cestě použil.
NahoruNáhrada výdajů za ubytování
Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není upraven ani omezen žádným právním předpisem. Může však být stanoven pro všechny zaměstnance anebo skupiny zaměstnanců vnitřním předpisem zaměstnavatele. Zaměstnavatel také může před pracovní cestou určit, ve kterém anebo v jakém druhu ubytovacího zařízení se může zaměstnanec ubytovat, do jak vysoké částky za ubytování apod. Takovéto rozhodnutí zaměstnavatele je pro zaměstnance závazné. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je způsob ubytování na zaměstnanci a zaměstnavateli nezbude, než uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování.
Podstatné jak z hlediska poskytnutí cestovních náhrad, tak z hlediska ZDP i ZDPH, je to, že výdaje za ubytování musí být prokázány dokladem, který má veškeré náležitosti (viz zásada prokazatelnosti). Aby mohly být zaměstnanci uhrazeny a daňově uznány výdaje za ubytování, musí se zaměstnanec ubytovat u firmy (právnické anebo fyzické osoby), která může poskytovat ubytovací služby a k vyúčtování cestovních náhrad doložit doklad od této firmy. Pokud zaměstnanec příslušný doklad anebo při jeho ztrátě kopii anebo opis vystavený příslušným ubytovacím zařízením nepředloží, může mu zaměstnavatel podle § 185 ZP proplatit náhradu výdajů za ubytování v jím uznané výši, která odpovídá podmínkám, které zaměstnavatel pro ubytování na pracovní cestě stanovil.
Z tohoto dokladu by mělo být také zřejmé, která osoba byla ubytována. Jestliže na dokladu o ubytování není uvedeno jméno zaměstnance, vzniknou ze strany kontrolního orgánu, příp. správce daně při daňové kontrole, pochybnosti, zda jde o doklad týkající se příslušného zaměstnance, a správce daně tak může mít oprávněný důvod pro vyloučení tohoto výdaje z výdajů daňově uznatelných.
Příklad
Zaměstnanec při tuzemské pracovní cestě obdržel od hotelu (zprostředkovatele ubytování) doklad o ubytování v EUR. Jaký kurz máme při vyúčtování cestovních náhrad použít k přepočtu částky uvedené na dokladu na Kč?
Do vyúčtování cestovních náhrad z tuzemské pracovní cesty je nutno vždy zahrnout částku v Kč. Částku v cizí měně nelze do vyúčtování cestovních náhrad uvést, protože doplatek či přeplatek z tuzemské pracovní cesty se vypořádává vždy v české měně a pro přepočet měn při tuzemské pracovní cestě nejsou v zákoníku práce uvedeny žádné kurzy (jsou tam pouze kurzy týkající se zahraničních pracovních cest) a částky v cizí měně není tedy jak přepočítat na Kč.
K uvedenému problému MPSV v odpovědi na dotaz mj. uvedlo, cituji: "Podle ustanovení § 13 zákona č. 6/1993 Sb., o České národní bance, ve znění pozdějších předpisů, je peněžní jednotkou v České republice koruna česká, zkratka "Kč". Koruna se dělí na sto haléřů. Podle § 16 odst. 1 citovaného zákona jsou platné bankovky a mince vydané Českou národní bankou zákonnými penězi ve své nominální hodnotě při všech platbách na území České republiky. Z tohoto ustanovení vyplývá povinnost všech subjektů na území České republiky přijímat peníze vydané Českou národní bankou.
Z výše uvedeného je tedy zřejmé, že není žádný důvod k tomu, aby zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších přepisů (dále jen "ZP"), obsahoval způsob přepočtu cizích měn na území České republiky. Jestliže zaměstnanec hradil ubytování na území České republiky v Kč (k jiné měně není žádný důvod), pak mu ubytovatel musí vystavit účetní doklad na cenu ve měně, kterou ubytování hradil. Pokud tak neučinil, je to věcí nepozornosti zaměstnance a ten je povinen zaměstnavateli podle § 183 ZP předložit potřebné doklady k vyúčtování cestovních náhrad. Musí tedy požadovat po ubytovateli vystavení řádného dokladu, který osvědčí skutečnou platbu v Kč.".
K tomu je třeba podle mého názoru ještě uvést, že doklad, na kterém je uvedena jako prvotní částka v EUR a ta je přepočtena na Kč kurzem ubytovatele, takovým řádným dokladem není, a do vyúčtování cestovních náhrad nelze uplatnit částku uvedenou v Kč, protože je zjištěna za použití jakéhosi kurzu ubytovatele. Takový kurz použít nelze nikdy, a to ani při zahraniční pracovní cestě.
MPSV v předmětné odpovědi na dotaz dále také uvedlo, cituji: "Podle § 153 ZP určuje podmínky konání pracovní cesty předem písemně zaměstnavatel. Bližší podmínky může určit též ve vnitřním předpise. Je tedy na zaměstnavateli, aby usměrnil postup zaměstnanců tak, aby byl v souladu s právním řádem České republiky a aby mohl zaměstnavatel řádně cestovní náhrady vyúčtovat v zákonných penězích a zamezil tak nesrovnalostem, které vznikly nedostatečným určením podmínek, za kterých se má zaměstnanec ubytovat, ..."
S tím…
