Náhrada výdajů za ubytování

8.7.2

Náhrada výdajů za ubytování

Ing. Karel Janoušek

Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není upraven ani omezen žádným právním předpisem. Měl by ho však zaměstnavatel stanovit nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu (např. ve vnitřní směrnici). Jednou z podmínek způsobu ubytování může být např. ve kterém anebo v jakém druhu ubytovacího zařízení se může ubytovat, do jak vysoké částky za ubytování apod. Takovéto rozhodnutí zaměstnavatele je pro zaměstnance závazné. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je způsob ubytování na zaměstnanci a zaměstnavateli nezbude, než uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování, bez ohledu na to, jaká je jeho cena.

Podstatné jak z hlediska poskytnutí cestovních náhrad, tak z hlediska ZDP i ZDPH je to, že výdaje za ubytování musí být prokázány dokladem, který má veškeré náležitosti daňového dokladu (příp. zjednodušeného daňového dokladu). Z dokladu by mělo být také zřejmé, která osoba byla ubytována. Jestliže na dokladu o ubytování není uvedeno jméno zaměstnance, mohou vzniknout ze strany kontrolního orgánu pochybnosti, zda jde o doklad týkající se příslušného zaměstnance. Pro účely uplatnění odpočtu DPH zpravidla plně postačuje, když si poplatník na dokladu doplní své identifikační údaje, jako na každém jiném zjednodušeném daňovém dokladu.

Aby mohly být zaměstnanci uhrazeny výdaje za ubytování a u zaměstnavatele uznány jako daňový náklad, musí se zaměstnanec ubytovat u firmy (právnické anebo fyzické osoby), která může poskytovat ubytovací služby, a k vyúčtování cestovních náhrad doložit doklad od této firmy.

Jestliže zaměstnanec výdaje na ubytování dokladem neprokáže, může mu zaměstnavatel, podle § 185 ZP, poskytnout náhradu v jím uznané výši, která odpovídá stanoveným podmínkám pro ubytování na příslušné pracovní cestě. Odpočet DPH pak samozřejmě uplatnit z této částky nemůže.

Náhradu výdajů za ubytování není zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout za dobu předem povoleného přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance, a to ani v případě, kdy musel zaměstnanec po uvedenou dobu s ohledem na podmínky konání pracovní cesty anebo ubytovací služby ubytování uhradit.

Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty navštívil v souladu s podmínkami uvedenými v § 161 ZP člena rodiny v jeho bydlišti nebo jiném předem dohodnutém místě, uhradí zaměstnavatel zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování v místě, kam byl vyslán na pracovní cestu, po dobu návštěvy člena rodiny pouze v případě, že si toto ubytování musel, vzhledem k podmínkám pracovní cesty anebo ubytovacích služeb, zachovat.

Pro náhradu výdajů za ubytování na zahraniční pracovní cestě platí stejná pravidla jako při tuzemské pracovní cestě.

Určitým nešvarem hotelů se výjimečně stává to, že požadují uhradit ubytování v EUR a i fakturu za ubytování vystaví v této měně, v některých případech pak na dokladu uvedou přepočet částky v EUR na Kč, a to svým komerčním kurzem. Takový postup nelze akceptovat, protože v zákoníku práce nejsou uvedeny kurzy pro přepočet cizích měn při tuzemských pracovních cestách. Takže uvedený způsob vystavení dokladu je v rozporu s předpisy platnými v České republice a zaměstnanec by měl trvat na tom, aby byla faktura či jiný doklad za ubytování vystaven pouze v Kč. V případě, že by zaměstnanec uhradil ubytování tzv. firemní platební kartou, žádný problém by nevznikl, protože v účetnictví zaměstnavatele by bylo účtováno podle výpisu z účtu k firemní platební kartě a tato částka by nebyla ani předmětem vyúčtování a vypořádání cestovních náhrad se zaměstnancem.