8.7.1.1
Hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy
Ing. Karel Janoušek
Určení dopravního prostředku
Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci podle § 157 odst. 1 ZP za hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy (nebo taxislužby), který k použití na pracovní cestě prokazatelně zaměstnavatel před pracovní cestou určil (viz), a to v prokázané výši. Při určení, který dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy má zaměstnanec na pracovní cestě použít, může zaměstnavatel stanovit (ve vnitřním předpisu či před pracovní cestou) další podmínky, jako např. kdy může použít osobní vlak, rychlík 1. třídy, SC apod.
Doklad o výši vynaložených jízdních výdajů
Při vyúčtování jízdních výdajů je tedy zaměstnanec povinen doložit příslušný doklad o výši vynaložených jízdních výdajů (s výjimkou dále uvedených případů) z dopravního prostředku, který v souladu s rozhodnutím zaměstnavatele použil. Případné předložení jízdenky (dokladu) z jiného než zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku je zcela bezpředmětné a zaměstnanci za jeho použití žádná náhrada v zásadě nepřísluší.
Pokud příslušný doklad (jízdenku, letenku nebo jiný doklad o úhradě) zaměstnanec nedoloží, náhrada jízdních výdajů mu sice v zásadě nepřísluší, zaměstnavatel však může o proplacení náhrady neprokázaného jízdného rozhodnout podle § 185 ZP, a to v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám konání pracovní cesty. Jde však skutečně pouze o možnost (nikoliv povinnost), tj. o dobrou vůli zaměstnavatele, zda zaměstnanci neprokázané jízdní výdaje za použití určeného dopravního prostředku proplatí. Protože o proplacení jízdného bez doloženého dokladu a výši částky, kterou zaměstnanci takto poskytne, rozhoduje výlučně zaměstnavatel na základě svého uvážení, je také zbytečné jakékoliv čestné prohlášení zaměstnance. Jak již bylo uvedeno dříve, čestné prohlášení není hodnověrným dokladem. Úplně postačuje, když zaměstnanec ve vyúčtování cestovních náhrad případně uvede, proč jízdenku nemá. Uvedené rozhodnutí může zaměstnavatel učinit bez čestného prohlášení zaměstnance. Stejně tak, při svém kladném rozhodnutí, zaměstnavatel sám rozhoduje o výši náhrady jízdních výdajů, přičemž k tomu použije informace ze své evidence, informace přístupné na internetu (např. v IDOSu) nebo cenu jízdného zjistí např. telefonickým dotazem u příslušného dopravce. Může sice použít i cenu uvedenou v čestném prohlášení zaměstnance, ale s vědomím, že čestné prohlášení není doklad o této ceně, kterým by mohl při daňové kontrole nebo kontrole čerpání rozpočtu apod. cokoliv prokazovat. Čestné prohlášení zaměstnance tak nemá na poskytnutí náhrady jízdních výdajů podstatný vliv. I když zaměstnanec čestné prohlášení napíše, nemusí mu zaměstnavatel náhradu jízdních výdajů poskytnout.
Jestliže zaměstnavatel zaměstnanci bez prokázání výše jízdních výdajů náhradu jízdních výdajů poskytne, jde v souladu s ustanovením § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP o daňově uznatelný výdaj (náklad) zaměstnavatele, neboť takový postup zákoník práce (viz § 185 ZP) umožňuje. Zaměstnavatel však bez dokladu nemůže uplatnit odpočet DPH.
Společná jízdenka pro více osob
Při pracovní cestě dvou nebo více spolucestujících zaměstnanců je zpravidla výhodnější zakoupení levnější společné jízdenky. Protože je v tomto případě vydán pouze jeden jízdní doklad týkající se více osob, který hradí jedna osoba, je nejvhodnější, když příslušnou celkovou uhrazenou částku zahrne do vyúčtování cestovních náhrad ten zaměstnanec, který ji uhradil, a současně uvede, kterých dalších zaměstnanců se tyto jízdní výdaje týkají. Ostatní spolucestující zaměstnanci jízdní výdaje nemohou vykázat a požadovat jejich proplacení, protože jim žádný jízdní výdaj nevznikl (společnou jízdenku neplatili) a nemohou tedy ani doložit originální doklad o jimi uhrazeném jízdním výdaji. Tento postup ale nelze v…
