2022.24.2
Datové schránky v roce 2023
Mgr. Tereza Sládková
Dne 1. 1. 2023 nabude účinnosti další část novely zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen "ZEÚ" nebo jen "Zákon"), která byla provedena zákonem č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci. V důsledku novely bude ze zákona zřízena a následně zpřístupněna datová schránka i dalším osobám, jež si až dosud mohly o zřízení datové schránky toliko požádat. Tento postup je dalším krokem k prohloubení digitalizace státu, který ovšem provází ze strany široké veřejnosti spíše negativní reakce. Cílem tohoto článku je tak poskytnout elementární informace o datových schránkách, o okruhu osob, jimž bude datová schránka nově zřízena, a o povinnostech s tím souvisejících.
NahoruDatová schránka
Ustanovení § 2 ZEÚ definuje datovou schránku jako elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Ve své podstatě je datová schránka bezpečnější a rychlejší elektronickou verzí klasické poštovní schránky, která je neodmyslitelnou součástí našich životů, a datovou zprávu lze přirovnat k elektronické verzi obálky a jejího obsahu. V datové schránce se ukládají datové zprávy, které např. nařízení EU č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 (tzv. nařízení eIDAS) definuje jako data v elektronické podobě. Ustanovení § 19 ZEÚ pak za datovou zprávu považuje dokument či úkon dodaný do datové schránky. Všechny datové schránky vytváří Informační systém datových schránek (ISDS), jehož správcem je Ministerstvo vnitra (Ministerstvo), přičemž provozovatelem je držitel poštovní licence (tj. Česká pošta, s. p.). Základní právní rámec pro fungování ISDS upravuje Zákon, dále vyhláška č. 194/2009 Sb. a nakonec Provozní řád ISDS. ISDS byl spuštěn dne 1. 7. 2009 a od té doby byly postupně rozšiřovány okruhy osob, jimž se zřizuje datová schránka ze zákona.
Všechny datové schránky jsou automaticky zapsány v tzv. seznamu držitelů datových schránek, jež je veřejně přístupný skrze webové stránky. V daném seznamu nalezneme základní informace o držiteli a datové schránce. Jedině nepodnikající fyzická osoba má právo zakázat, aby její datová schránka byla uvedena v daném seznamu, což lze učinit skrze nastavení datové schránky. Orgány veřejné moci (OVM) budou stále moci datovou schránku v neveřejném systému dohledat a budou i nadále skrze ni doručovat.
K 31. 12. 2022 byla datová schránka ze zákona zřízena především OVM, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a dále podnikajícím fyzickým osobám, které vykonávají specifické profese např. daňovým poradcům, znalcům a tlumočníkům či insolvenčním správcům (profesní datová schránka). Ostatním osobám mohla být datová schránka zpřístupněna na základě jejich žádosti.
Od 1. 1. 2023 se značně rozroste okruh držitelů datových schránek, tj. osob, jimž je datová schránka zřízena ze zákona, přičemž některá média hovoří o nárustu počtu držitelů o více než 1,5 milionu.
NahoruNoví držitelé datových schránek
Datová schránka bude jednak dle § 5 odst. 1 ZEÚ nově zřízena všem právnickým osobám zapsaným v Registru osob, který je jedním ze základních registrů dle § 3 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech (zákon o základních registrech). Registr osob vede Český statistický úřad (ČSÚ), na jehož webových stránkách lze nalézt podrobné informace k rozsahu evidovaných subjektů. Na rozdíl od dosud platné a účinné právní úpravy tedy nebude datová schránka zřizována toliko právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku, ale všem registrovaným právnickým osobám, např. právnickým osobám zapsaným ve spolkovém rejstříku.
Dle § 4 odst. 1 ZEÚ se dále zřizuje datová schránka všem podnikajícím fyzickým osobám, které jsou zapsány do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku, přičemž Zákon výslovně nedefinuje, o kterou evidenci či rejstřík se jedná. Dle zákona o základních registrech se podnikající fyzické osoby evidují v Registru osob obdobně jako osoby právnické, přičemž přesný rozsah evidence nalezneme na webových stránkách ČSÚ. Datová schránka tak bude zřízena všem podnikajícím fyzickým osobám zapsaným v Registru osob, což budou nově především držitelé živnostenského oprávnění. Nutno mít na paměti, že datová schránka bude zřízena i fyzickým osobám, které mají pozastavené, resp. přerušené živnostenské oprávnění, pročež nechce-li taková fyzická osoba, aby jí byla zřízena datová schránka, či aby jí byla následně znepřístupněna, musí živnostenské oprávnění zrušit, resp. dosáhnout výmazu z příslušného rejstříku či evidence.
Podnikající fyzické osobě bude zřízena jedna datová schránka, a to bez ohledu na počet udělených podnikatelských oprávnění. Má-li tedy určitá fyzická osoba např. dvě a více živnostenských oprávnění, bude jí zřízena toliko jedna datová schránka. Výjimkou z tohoto pravidla jsou tzv. profesní datové schránky, jichž může mít konkrétní fyzická osoba více, např. advokátovi, jenž vykonává i činnost tlumočníka, budou zřízeny dvě profesní datové schránky, a to datová schránka advokáta a datová schránka tlumočníka.
Podmínky zřízení profesní datové schránky zůstávají nezměněny s výjimkou datových schránek insolvenčních správců. Dosud byla insolvenčním správcům zřízena datová schránka podnikající fyzické nebo právnické osoby, avšak k 1. 1. 2023 jim bude zřízena datová schránka OVM. Má-li insolvenční správce zřízenu datovou schránkou podnikající fyzické osoby, ta mu bude v okamžiku zpřístupnění datové schránky OVM znepřístupněna, tj. deaktivována. Datová schránka OVM – insolvenčního správce pak podléhá všem pravidlům standardní datové schránky OVM; k tomu viz níže.
Pro úplnost je nutné uvést, že dle platného a účinného znění novely má být datová schránka zřízena i fyzické osobě zapsané v registru osob, která je plně svéprávná, dosud nemá datovou schránku zřízenu a použije prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci. Zjednodušeně řečeno se jedná o fyzickou osobu, která po 1. 1. 2023 při jednání vůči státu použije elektronický prostředek vzdáleného ztotožnění, což jsou v zásadě prostředky, jejichž prostřednictvím se lze přihlásit na Portál občana (viz Portál občana - Přihlášení (gov.cz) ). Např. jde o fyzickou osobu, která používá při jednání s OVM tzv. bankovní identitu či MojeID.
Tato část novely má být ovšem s účinností od 1. 1. 2023 změněna tak, že bude zachováno současné pravidlo, a to, že se nepodnikající fyzické osobě datová schránka zřizuje toliko na její žádost.
NahoruZřízení a oznámení o zřízení datové schránky
Dle přechodného ustanovení k novele Zákona Ministerstvo právnické osobě a podnikající fyzické osobě, jež je ke dni 1. 1. 2023 zapsána v Registru osob (resp. zákonné evidenci či rejstříku) a dosud nemá datovou schránku zřízenu, zřídí datovou schránku nejpozději dne 31. 3. 2023. Zřizování datových schránek těmto osobám tak bude probíhat postupně, přičemž mají právo požádat o "přednostní" zřízení datové schránky. Jinak řečeno, aby jim byla datová schránka zřízena před tím, než tak učiní Ministerstvo samo. Tento krok je praktický např. v situaci, kdy daná osoba plánuje podat daňové přiznání skrze datovou schránku, ale dosud jí nebyla ze zákona zřízena (např. k dani z nemovitostí). Bude-li právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba zapsána do Registru osob, resp. zákonné evidence či rejstříku až po 1. 1. 2023, zřídí jí Ministerstvo datovou schránku bezodkladně. S výjimkou profesních datových schránek (viz výše) lze konkrétní právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě zřídit pouze jednu datovou schránkou.
O zřízení datové schránky bude právnická nebo podnikající fyzická osoba informována poštovní…
