2021.14.1
Co vše může získat zaměstnanec paušálním způsobem?
Ing. Ivan Macháček
V textu se zaměříme na možnosti paušalizace výdajů a náhrad zaměstnancům ze strany zaměstnavatele. Půjde jednak o paušalizaci cestovních náhrad, paušalizaci náhrad v souvislosti s prací z domova a v závěru se zmíníme o novém stravovacím paušálu s účinností od 1. 1. 2021.
NahoruPaušalizace cestovních náhrad
Z § 6 odst. 7 písm. a) ZDP vyplývá, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, a to do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance odměňované platem.
Ustanovení § 182 ZP umožňuje zaměstnavateli paušalizovat cestovní náhrady u pracovních cest. Týká se to jak tuzemských, tak zahraničních pracovních cest. Pro toto rozhodnutí zaměstnavatele není třeba souhlasu zaměstnanců. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, přičemž částka paušálu může obsahovat buď všechny druhy cestovních náhrad, nebo pouze vybrané druhy cestovních náhrad. Z § 182 odst. 1 ZP vyplývá, že měsíční nebo denní paušální částku cestovních náhrad lze sjednat se zaměstnancem, nebo stanovit vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením. Paušalizaci cestovních náhrad lze poskytnout zaměstnanci nejen při pracovní cestě definované v § 42 ZP, ale i při dalších pracovních cestách ve smyslu § 152 ZP.
Paušalizace cestovních náhrad (tuzemských a zahraničních pracovních cest) přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a obdobných výdajů. Výhodné je poskytovat paušální měsíční částku zaměstnancům, kteří uskutečňují pravidelné pracovní cesty po obci, ve které mají pravidelné pracoviště, např. cesty do banky, na poštu, za klienty, na kontrolu apod. (součástí této paušalizace jsou i náhrady jízdních výdajů za používání MHD). Paušalizovat cestovní náhrady lze i v případě pracovních cest, na kterých zaměstnanec používá ve smyslu § 157 odst. 3 ZP své soukromé vozidlo. Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i u skupiny zaměstnanců.
Při stanovení výše paušální částky vychází zaměstnavatel:
-
z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo příslušnému zaměstnanci,
-
ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad za tyto pracovní cesty (za uplynulé období),
-
a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo zaměstnance (změna průměrných cestovních náhrad v dalším období).
Současně se v případě měsíční paušální částky určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci (dovolená, nemoc zaměstnance apod.). Pokud se podmínky pro stanovení paušální částky zásadním způsobem změní, musí se změnit i výše paušální částky. Vedle paušální částky lze poskytnout zaměstnanci ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma. Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musí mít dostatečnou vypovídací schopnost a musí být předloženy k nahlédnutí nejen zaměstnanci na jeho žádost (ve smyslu § 182 odst. 2 ZP), ale rovněž příslušným kontrolním orgánům. Za pracovní cesty, na které se paušalizace cestovních náhrad nevztahuje, přísluší zaměstnanci cestovní náhrady ve smyslu příslušných ustanovení zákoníku práce.
Paušalizace cestovních náhrad se v žádném případě nevztahuje na poplatníka s příjmy ze samostatné činnosti zdaňované dle § 7 ZDP, který musí vždy řádně prokázat příslušnými doklady veškeré výdaje související s jeho pracovní cestou (pokud neuplatňuje paušální výdaje stanoveným procentem z dosažených příjmů).
Příklad 1.
Zaměstnanec (instalatér) na žádost zaměstnavatele používá své soukromé vozidlo k pravidelným pracovním cestám v rámci okresu za klienty v souvislosti s prováděním příslušných oprav. Zaměstnavatel hodlá v rámci zjednodušení evidence a vyúčtování náhrad jízdních výdajů uplatnit měsíční paušál těchto jízdních výdajů.
Zaměstnavatel stanoví měsíční paušál na základě skutečně vyúčtovaných a vyplacených náhrad jízdních výdajů za předcházející zvolené kalendářní období (např. za předcházející čtvrtletí) v souvislosti s pracovními cestami v rámci okresu při použití soukromého vozidla zaměstnance. Vypočtenou průměrnou měsíční částku paušálu (např. 3 300 Kč/měsíc) uvede ve svém písemném rozhodnutí o paušalizaci náhrad jízdních výdajů soukromým vozidlem zaměstnance při pracovních cestách v rámci okresu, a současně uvede v tomto rozhodnutí i příslušné krácení paušálu za dny nepřítomnosti zaměstnance v práci.
Pro zaměstnavatele je důležité znění bodu 41 pokynu GFŘ D-22 k § 24 odst. 2 ZDP, kde se uvádí, že za prokázané daňové výdaje se též považují paušalizované náhrady a náhrady neprokázané z objektivních důvodů v případě, že je poplatník (zaměstnavatel) poskytuje zaměstnancům v souladu se zákoníkem práce. Paušální denní nebo měsíční částka cestovních náhrad, která je stanovena v souladu se zákoníkem práce, je u zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem (nákladem).
NahoruPaušalizace náhrad hrazených zaměstnanci dle § 6 odst. 8 ZDP
Z ustanovení § 6 odst. 8 ZDP vyplývá, že hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle § 6 odstavce 7 písm. b) až d) ZDP paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů. Dále se zde uvádí, že jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.
Jde o následující výdaje (náhrady) zaměstnavatele, které se dle § 6 odst. 7 ZDP nepovažují u zaměstnance za příjmy ze závislé činnosti a nejsou předmětem daně:
hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování;
částky přijaté zaměstnancem zálohově od zaměstnavatele, aby je jeho jménem vydal, nebo částky, kterými zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje, které za zaměstnavatele vynaložil ze svého tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel;
náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce.
Pro zaměstnance je zejména důležité písmeno d), a to především v současné době při výkonu práce z domova. V § 190 odst. 1 ZP se uvádí, že sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.
Z ustanovení § 6 odst. 7 písm. d) ZDP pak vyplývá, že náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance z domova, hrazené zaměstnavatelem, nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Může tak jít např. o používání vlastního počítače, tiskárny, mobilního telefonu pro účely prací z domova, dále o používání stávajícího i nově zakoupeného vybavení pracovny zaměstnance pracujícího z domova. Ve smyslu § 6 odst. 8 ZDP může zaměstnavatel hradit náhrady za opotřebení tohoto zařízení a vybavení pracovny zaměstnanci paušální částkou.
Daňovými souvislostmi práce z domova (home office) se zabýval příspěvek číslo 546/26.06.19 předložený na Koordinační výbor, který byl uzavřen na jednání dne 20.11.2019. GFŘ k otázce uplatnění paušálu při projednávání příspěvku KOOV uvádí, že zaměstnavatel je povinen hradit náklady, které zaměstnanci prokazatelně vzniknou při výkonu práce, ať už zaměstnanec práci vykonává na pracovišti zaměstnavatele, nebo pracuje např. z domova. Zároveň platí, že pokud zaměstnanci žádné náklady spojené s výkonem práce mimo pracoviště zaměstnavatele nevzniknou, zaměstnavatel nic hradit zaměstnanci nebude. Výši nákladů, které zaměstnavateli vznikly, je zaměstnanec povinen prokázat a jsou nezbytné i pro samotné stanovení paušální náhrady, tzn. je nutné kdykoliv dokázat rozložit a doložit výdajovými doklady, ze kterých se vycházelo při stanovení paušálu, tzn., zaměstnavatel nemůže stanovit paušální náhradu pouze na základě kvalifikovaného odhadu bez potřebných výdajových dokladů, či za použití znaleckého posudku, takto postupuje i správce daně při dokazování.
GFŘ k možné paušalizaci výdajů uvedených v § 6 odst. 7 písm. e)…
