Cestovní náhrady - dotazy a příklady z praxe

2024.18.1

Cestovní náhrady – dotazy a příklady z praxe

Jaroslava Pfeilerová

Dotaz 1.

Zaměstnanec po návratu ze zahraniční cesty provedl vyúčtování, ze kterého vyplývá, že záloha poskytnutá před pracovní cestou byla nižší než skutečné cestovní náhrady. Můžeme zaměstnanci doplatit jeho nárok v eurech?

Odpověď

V § 183 odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále "ZP") je mimo jiné stanoveno: "Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak...". Zákoník práce tedy upřednostňuje provedení doplatku zaměstnavatelem v české měně. Ze znění citovaného ustanovení však vyplývá, že není vyloučeno, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodl na doplatku v jiné měně, např. eurech.

Dotaz 2.

Naši zaměstnanci, kteří vykonali pracovní cestu do africké země, byli zaměstnavatelem vybaveni zálohou formou poskytnutí služebních platebních karet. Při platbách v zahraničí však museli používat soukromé platební karty, protože firemní karty v daném místě nebyly akceptovány.

Můžeme zaměstnancům v rámci vyúčtování pracovní cesty proplatit výdaje spojené se služební cestou ve skutečné výši tak, jak jsou jednotlivé položky vyčísleny podle výpisů z jejich soukromých účtů? Nebo musíme při přepočtu měn postupovat v souladu s § 183 nebo § 184 ZP, tj. kurzem ČNB vyhlášeným v první den pracovní cesty nebo v den předání platební karty zaměstnanci? Zaměstnanci prostřednictvím vlastních platebních karet ze svých účtů uhradili jízdenky, letenky, ubytování apod. V některých odborných publikacích je uvedeno, že vždy musíme pro přepočet měn využít postup podle § 183 nebo § 184 ZP. Při tomto postupu však budou cestovní náhrady k výplatě zaměstnancům nižší. Zaměstnanci s takovým postupem nesouhlasí, protože jejich skutečné výdaje po přepočtu kurzem jejich banky jsou vyšší.

Mimo zmíněné náklady na jízdní výdaje a ubytování budeme některým zaměstnancům doplácet jejich nárok na stravné, který jim vznikl v eurech, v české měně. Jakým kurzem máme doplatek z titulu stravného zaměstnancům přepočítat?

Odpověď

Obecně lze uvést, že při přepočtu měn ve vazbě na cestovní náhrady jsou využívány účetní kurzy i kurzy podle § 183 a § 184 ZP. Účetní kurzy využijeme při přepočtu měn u účetních případů a kurzy podle zákoníku práce při přepočtu měn ve vztahu k zaměstnanci (v případech, kdy se nejedná o účetní případy).

Co se týká plateb uskutečněných zaměstnanci jejich soukromými platebními kartami (úhrady jízdenek, letenek, ubytování), je v tomto případě nutné, aby zaměstnavatel uhradil zaměstnancům všechny výdaje, které jim v souvislosti s pracovní cestou vznikly. Pokud by zaměstnavatel výdaje např. za ubytování, jízdenky, letenky apod. přepočítal kurzem stanoveným zákoníkem práce (§ 183 a § 184), obdrželi by zaměstnanci nižší náhrady, než jaké skutečně vynaložili, neboť kurzy stanovené zákoníkem práce jsou obvykle nižší než komerční kurzy bank pro přepočet měn při využití platební karty.

Pokud zaměstnavatel neposkytne zaměstnancům před pracovní cestou zálohu (např. formou platební karty zaměstnavatele) nebo zaměstnanci nemohl z objektivního důvodu služební platební karty využít (např. z důvodů uvedených v dotazu), neměli by zaměstnanci nést výdaje vzniklé vyšším kurzem využívaným pro přepočet plateb prostřednictvím soukromé platební karty. Podle mého názoru je zapotřebí zaměstnancům uhradit výdaje podle výpisu ze soukromého účtu. Zaměstnanci tyto výdaje skutečně vynaložili a nebylo jejich chybou, že je zaměstnavatel vybavil platebními kartami, které nemohli při pracovní cestě využít.

V dotazu dále uvádíte, že doplatek zahraničního stravného vyčíslený v EUR budete u některých zaměstnanců provádět v českých korunách. V tomto případě pro přepočet měn využijete kurz stanovený zákoníkem práce (§ 183 nebo § 184 ZP).

Dotaz 3.

Stále nám není jasné, kdy má zaměstnanec zákonný nárok na stravenkový paušál a kdy na stravné. Je možné, aby naše společnost zaměstnanci poskytla v jeden den současně stravné i stravenkový paušál?

Odpověď

Stravenkový paušál (příspěvek zaměstnavatele na stravování zaměstnanců v průběhu směny) je zaměstnanecký benefit, poskytování tohoto plnění nenařizuje žádný právní předpis. K vyplácení stravenkového paušálu se může zaměstnavatel zavázat např. ujednáním v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisem.

Stravné je součástí cestovních náhrad, na které má zaměstnanec nárok v souladu se zákoníkem práce. Cestovní náhrady náleží zaměstnanci v případech vymezených v ust. § 152 ZP (např. při pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště). Cestovní náhrady musí být zaměstnanci proplaceny (nároku se nelze vzdát).

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře není při poskytování plnění ve prospěch zaměstnance nijak omezen, může tedy zaměstnanci poskytnout v jeden den povinné stravné a současně také benefit v podobě stravenkového paušálu. V tomto případě je však potřebné vyhodnotit související daňové dopady. V souladu s ust. § 6 odst. 9 písm. b) zákona č. 586/1992 Sb., zákona o daních z příjmů (dále "ZDP"), je stravenkový paušál osvobozen od daně z příjmů ze závislé činnosti, pokud v roce 2024 nepřesáhne částku 116,20 Kč za den, zaměstnanec vykonával práci alespoň 3 hodiny a během stanovené směny mu nevznikl nárok na stravné (cestovní náhradu).

Příklady:

• Pracovní směna zaměstnance byla zaměstnavatelem stanovena od 7:00 hod. do 15:30 hod. V 16:30 hod. (tj. po odpracování celé směny) byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu trvající déle než 5 hodin. Zaměstnavatel poskytl zaměstnanci povinné stravné i stravenkový paušál v hodnotě 110 Kč. V tomto případě byly splněny podmínky stanovené v ust. § 6 odst. 9 písm. b) ZDP a zaměstnanci nevznikl z titulu poskytnutí stravenkového paušálu zdanitelný příjem (zaměstnanec odpracoval více než 3 hodiny, byl splněn limit výše příspěvku do 116,20 Kč a nárok na stravné podle zákoníku práce zaměstnanci nevznikl v průběhu směny).

• Pracovní směna zaměstnance byla stanovena od 7:00 hod. do 15:30 hod. V 8:00 hod. byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu, která trvala do 14:30 hod. Po pěti hodinách trvání pracovní cesty (ve 13:00 hod., tj. v průběhu směny) vznikl zaměstnanci nárok na stravné podle zákoníku práce. Pokud zaměstnavatel poskytl zaměstnanci mimo povinné stravné také stravenkový paušál, podléhá hodnota stravenkového paušálu dani z příjmů ze závislé činnosti, neboť nebyly splněny podmínky stanovené v ust. § 6 odst. 9 písm. b) ZDP (nárok na stravné podle zákoníku práce vznikl v průběhu směny).

• Pracovní směna zaměstnance byla stanovena od 7:00 hod. do 15:30 hod. Od 12:00 hod. do 18:00 hod. zaměstnanec vykonal pracovní cestu. Zaměstnavatel poskytl zaměstnanci povinné stravné i stravenkový paušál v hodnotě 110 Kč. Na stravné vznikl zaměstnanci nárok po pěti hodinách trvání pracovní cesty, tj. v 17:00 hod. Vzhledem k tomu, že nárok na stravné podle zákoníku práce nevznikl v průběhu směny, zaměstnanec odpracoval na pracovišti více než 3 hodiny a hodnota stravenky nepřesáhla 116,20 Kč, lze poskytnutí stravenkového paušálu posoudit jako plnění osvobozené od daně z příjmů ze závislé činnosti.

Poznámka: Ve všech třech popsaných případech vznikl zaměstnanci nárok na stravné – cestovní náhradu. Jedná se o plnění, které do limitu stanoveného ZP není předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP. U zaměstnavatele se jedná o daňový náklad podle ust § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. 

Dotaz 4.

Zaměstnanec, kterého jsme vyslali na pracovní cestu, požaduje, abychom mu povolili tuto cestu dvakrát přerušit. Je to možné?

Odpověď

Zákoník práce umožňuje, aby zaměstnavatel povolil zaměstnanci ze soukromých důvodů přerušit pracovní cestu. Možnost opakovaně přerušit pracovní cestu není zákoníkem práce zakázána. Podmínkou však je, aby zaměstnavatel s tímto postupem souhlasil a před zahájením pracovní cesty podmínky přerušení pracovní cesty přesně vymezil.

Dotaz 5.

Zaměstnanec vyžaduje, abychom mu umožnili ze soukromých důvodů přerušit v Londýně na dva dny pracovní cestu. Nadřízený tohoto zaměstnance však s přerušením pracovní cesty nesouhlasí, protože by to podle jeho názoru narušilo práci, pro kterou je zaměstnanec na pracovní cestu vyslán. Zaměstnanec však na přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodu trvá. Jak máme postupovat? Jak máme zaměstnanci případné nepovolení přerušení zdůvodnit?

Odpověď

Zaměstnanec je vysílán na pracovní cestu z toho důvodu, aby vykonal zaměstnavatelem uloženou práci. Zákoník práce stanoví pouze možnost, aby zaměstnavatel podle svého uvážení povolil zaměstnanci pracovní cestu přerušit. Tuto možnost však nelze vykládat tím způsobem, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci přerušení pracovní cesty za všech okolností umožnit. Jestliže zaměstnavatel přerušení nepovolí, nemůže být pracovní cesta zaměstnancem přerušena. Zaměstnavatel není povinen zaměstnanci své rozhodnutí o nepovolení přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance zdůvodňovat.

Dotaz 6.

Vyslali jsme zaměstnance na třídenní pracovní cestu z Prahy do Plzně. V průběhu druhého dne zaměstnanec upadl a pohmoždil si ruku. Vedoucí zaměstnanec, který byl o vzniklé situaci telefonicky informován, rozhodl o okamžitém návratu zaměstnance z pracovní cesty a současně zajistil jeho přepravu do místa bydliště. Následně zaměstnavatel vyřešil související problémy, mimo jiné také zajistil jiného zaměstnance, který dokončil práci, která byla původně uložena zraněnému zaměstnanci. Jak máme v případě onemocnění nebo zranění zaměstnance v průběhu pracovní cesty postupovat? Byla okamžikem úrazu přerušena pracovní cesta?

Odpověď

Onemocnění nebo zranění zaměstnance v průběhu pracovní cesty je nepříjemnou komplikací pro zaměstnavatele i pro zaměstnance. Aby se předešlo možným problémům, je vhodné zaměstnance předem informovat, jak má v této situaci postupovat. Zaměstnavatel může např. ve vnitřní směrnici stanovit zaměstnanci povinnost, aby v případě onemocnění v průběhu pracovní cesty co nejdříve informoval svého nadřízeného, který vzniklou situaci aktuálně posoudí. O dalším postupu rozhodne vždy zaměstnavatel (prostřednictvím příslušného nadřízeného zaměstnance), nikoliv sám zaměstnanec. Ve vazbě na konkrétní situaci může vedoucí pracovník zaměstnanci nařídit co nejrychlejší návrat do místa bydliště nebo do místa výkonu práce, případně může zajistit jeho převoz. Jestliže se bude jednat o závažnější onemocnění, může nastat situace, kdy bude nutná hospitalizace zaměstnance ve zdravotnickém zařízení. Ani v tomto případě není pracovní cesta zaměstnance ukončena nebo přerušena. Zaměstnavatel by měl být informován o všech skutečnostech, které v průběhu pracovní cesty nastanou, a v případě potřeby individuálně rozhodovat. V souvislosti s dotazem je důležité zdůraznit, že v případě onemocnění zaměstnance nelze pracovní cestu přerušit nebo ukončit, pracovní cesta bude ukončena až…